こんにちは。行政書士の松本です。
本日は、建設業における決算変更届(事業年度報告)についてです。
今年もご依頼をいただきました企業様、ありがとうございました。
今日のブログ記事は、電子申請が主流になるなかで、電子申請での委任状はどうなるのかとかどういった届出の仕方をしているのかといったことを書いていこうと思います。
例えば、「行政書士に依頼した場合、電子申請ではどうやって委任状を出すのか」や
「G-bizの自社のアカウントを使わせないといけないなら怖い」であるとか疑問がおありだと思います。
当事務所にご依頼ではない場合も、だいたいの流れは同じだと思いますので参考にしていただければと思います。
決算変更届の電子申請とは？
電子申請には、JCIPというシステムを使います。
これはGビズIDを利用してログインする仕組みになっています。そのため、多くの場合は新たなIDを取得する必要はありません。
そもそもJCIPだのG-bizだのなんでいろいろあるんだという方もいらっしゃいますよね。
ちょっとその辺も説明します。
※分かりやすく書いておりますので、本来の意味とは違うところもありますが、「こういうイメージで理解してもらえれば」という意図ですのでご了承ください。
G-bizとJCIPとは？
G-bizはいろいろなシステム(国などの役所の手続きに使用する)に対する共通ログインIDみたいなものです。
JCIPは建設業許可に関する届出などができるシステムです。
建設業に限らず、いろいろな業界で役所に提出する書類があるわけですが、
なんでもかんでもG-biz(ひとつのサイト)でやっていたらごちゃごちゃして大変ですよね。
例えば、同じサイトにたくさんの業界の許可関係が並んでいたとします。
自分がやりたい処理を探すだけで時間がかかってしまいます。
そこで、各許可など役所にださなければいけない書類は業界ごと(手続きごと)に専用のシステムを用意してあるという感じです。
ただ、会社によってはいろんな許可をお持ちで、いろんな制度の届出も必要ですよね。
異なるシステムごとに、毎回会社の基本情報を入力していたのでは、これまた大変な作業になってしまいます。
そこで、G-bizに会社の情報を入力しておいて、各システムはG-bizと連携することで、いちいち各システムで会社の情報を入力しなくてよくする。
というためのものです。
すべての情報がGビズから自動で入力されるわけではありませんが、使ってみると結構便利です。
ちょっと説明がごちゃごちゃしてしまいましたね。
簡単にイメージだけでいうと、実際の役所などをイメージしていただけるとよいかと思います。
１階に受付がありますよね。
その受付がGビズです。
受付で会社の情報を認証してもらい、あとは用事のある階(今回でいえばJCIP)にいきます。
と、こんな感じです。
※正確には語弊がありますが、あくまでイメージの話です。
実際に行政書士に依頼した際は、どういった手順になるか
さて、実際に決算変更届を行政書士に依頼する場合、どういった手順になるのでしょうか。
なお今回は電子申請の場合を説明する記事になっておりますので、通常の打ち合わせなどの段階を踏んだあとのことについて書いていきます。
先ほども説明したように、JCIPはGビズを前提としています。
そのため、Gビズのログイン情報などを行政書士に渡さないといけないのかと心配しているお客様もいらっしゃいます。
Gビズはいろいろなシステムの前提になっているので、目的以外のことをされたらどうしようと不安になるのは当然です。
ただ、実際には以下の過程を踏みますので、あなたのGビズのログイン情報を教える必要もなければ、行政書士が好き勝手いろいろできるわけでもありません。
※なお、下の過程を簡略にするためGビズのログインIDパスワードを教えてくださいと言われることがあるかもしれません。ただ、委任手続きを利用すればIDパスワードを教える必要はありませんので、「委任手続きでお願いします」とお答えし、IDパスワードの管理には慎重になることをおすすめします。
Gビズで委任申請をする
まずは、Gビズで委任申請をします。
先ほどのロビーの例でいうと、受付にいって「JCIPの手続きを○○という行政書士事務所に委任して。」とお願いに行く感じです。
行政書士事務所は、受付で委任申請が届いていることを確認し、承諾することで委任関係が成立します。
JCIPで委任状を承認する
ここがややこしいところですので、丁寧に書かせていただきます。
「さきほど委任関係手続きできたのでは？」と思われるかもしれませんが、JCIPでも似たようなことをする必要があります。
なぜかというと、あくまで先ほどGビズで行ったのは、JCIPを使うという委任関係までです。
ただ、JCIPでできる手続きも色々あるわけですよね。
そこで、次の段階として、JCIPの中で何をするのか、という手続きになります。
具体的には、今度は行政書士側からあなた(委任関係を結んだ会社)に、「◇◇という手続き(今回でいえば決算変更届)をさせてください。」という委任状がJCIPでデータとして送られてきます。
なおこの際、行政書士標章が添付されるので、委任内容と合わせて確認してください。
これをあなたが承諾すると、行政書士が決算変更届の手続きにすすめるようになります。
やり方が分からない場合
パソコンの操作が苦手で、やり方がよくわからないという場合はやはり行政書士にご相談いただくことになるかと思います。
当事務所の場合、PC操作に不安があるというお客様には、実際に画面を一緒に見ながらご説明し、操作をしていただいています。
※もちろん、パスワードなどを入力する際は、画面を見ないようにしています。
次にJCIPでの操作も上記と同様に、説明のうえ一緒に操作していただきます。
私の場合も、仕事で使う専門ソフトのスタッフから説明もなく、「次はこれを押してください、次はこれ」のような操作指示を受けた際、すごく不親切というか不安を覚えた経験があります。
そのため、一つの操作にしてもきちんと説明を入れることをポリシーとしております。
もし操作中に疑問が出た際は、本当にお気軽に質問してください。喜んでお答えします。
まとめと注意点
決算変更届の電子申請を行政書士に依頼すると、どういった手続きになるのか、ということについて書いてきましたがいかがでしたでしょうか。
PC操作が不慣れなお客様は本当に多いです。
ただ、申請や届出はどんどん電子化の方向に向かっています。
そういったお客様に対しても、安心してご依頼いただけるようできる限りのサポートを心がけてまいります。
最後に注意点をまとめておきます。
まず、ＩＤとパスワードについて。
上でも書きましたように、委任手続きを踏むことでＩＤとパスワードは誰にも教えなくてよくなります。
社内の人間であっても、限られた人しかしらないＧビズＩＤとパスワードですので、本当に慎重になられることをおすすめいたします。
また、ＰＣ操作に不安がある方は、行政書士との打ち合わせの初期に、操作に不安があることを伝えてサポートしてもらえるか確認をしておいた方がよろしいかと思います。
それでは、本日の記事はここまでにさせていただきます。
ここまで読んでいただきまして、ありがとうございました。
